Case.１３ BCCメールで届く不採用通知は…

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Case.１３

BCCメールで届く不採用通知は…

※ これは事実を元に構成したフィクションです。

	マンガ解説 BCCメールで届く不採用通知の印象選考結果を送付する際、郵送ではなくメールで通知することが最近は増えてきています。応募者へ瞬時に通知を届けられるメリットがあり、応募書類を返却する必要がなければ、メールで通知することはさほど悪いことではありません。しかし、送付方法によっては、このマンガのように受け取った応募者が気分を害する場合があります。気分を害するポイントは、BCCで一斉送信されたこと。求人機関は、作業を効率化するために個別にメールを送らず、BCCで一斉送信したのでしょう。しかし、一斉送信で不採用通知を受け取る応募者の気持ちを想像する必要がありました。BCCで一斉送信されたメールは宛先に自分のアドレスがなく本文にも宛名がないため、メールに慣れている人であれば、すぐにそれと分かります。手間暇をかけて応募書類を準備した応募者にとっては、一回の作業で全員に送信されたと分かる不採用通知に手抜きの印象を持つことでしょう。明らかに使い回しの履歴書に求人機関が不快に思うのと同じです。 BCCメールの危険性また、BCCメールは、送信者の不注意や受信者の設定によっては、トラブルに繋がる側面を持っています。一つのケースとしては、メールが届かないというトラブルです。このマンガでも応募者の一人がメールを受け取れていませんが、その原因はこの応募者が迷惑メール対策として宛先・CCに自分のメールアドレスが含まれないメールの受信拒否設定をしているためだと考えられます。迷惑メールはBCCで送られることが多いためです。さらには重大な個人情報漏洩に繋がるケースもあります。これはマンガの中でも注意がなされていましたが、BCCに入れるべきメールアドレスを誤ってCCに入れて送信してしまうことで、面識のない応募者達が、互いのメールアドレスを知ることになってしまうのです。人間誰しもミスをしますが、このミスによる影響の深刻度は大きく、時折ニュースでも取り上げられています。過去には、ある公募の応募者100人に誤って全員のメールアドレスが分かる状態でメール送信し、問題となったという例もありました。いずれにしてもBCCメールによる不採用通知の一斉送信は、求人機関の評判を落とす危険性があります。求人機関へのお願い求人機関に関心を持ち、時間をかけて求人公募に臨んでくれた応募者には感謝の気持ちが大切です。不採用通知をメールで送付する場合は、BCCの一斉送信ではなく、個別に送信することを心がけてください。その際、誤送信を防ぐために宛先と本文の宛名に間違いがないかよく確認し、文面も応募者が不快にならないよう言葉を選んで作成する必要があります。また、選考理由のフィードバックがあると応募者の励みや改善に繋がりますので、可能であればご記載ください。
	専門家コメントスピードと効率が重視される現代、ビジネスメールは、いろいろな場面で活用できる必須のアイテムです。とはいえ、求人機関では、電子メールによる合否の連絡を行う際には、細心の注意が必要です。CCやBCCは便利ではありますが、不採用通知のように応募者にとって他人に知られたくないことには一斉送信は適しません。メールは顔の見えないコミュニケーションだけに、求職者に思わぬ誤解を与えてしまうリスクも伴います。たとえば、受け取る側にはBCCでのメールと分かってしまうので、軽んじられた印象を受けたり、怪しいメールと捉えられたり、また、迷惑メールフォルダに振り分けられていることに気がつかない場合もあります。BCCを間違ってCCで送信するという情報漏洩の原因にもなりやすいようです。このようなことからも不採用通知をメールで送信する場合は、個別に送信するように心がけましょう。応募者である相手の立場になって送信することが大切です。たとえ「不合格」であっても、応募してくれたことへの御礼や感謝の気持ちを表現すると丁寧な印象になります。 2級キャリアコンサルティング技能士　種市智香子
	用語解説 CC カーボン・コピー（Carbon Copy）の略です。「宛先（To）」に送るメールを情報共有として送りたい相手がいる場合に、CCにメールアドレスを入力します。CCに入力したメールアドレスは受信者全員が参照できます。 BCC ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略です。CCと同様に情報共有として送りたい相手がいて他の受信者にメールアドレスを隠しておきたい場合に、BCCにメールアドレスを入力します。BCCに入力したメールアドレスは当人も含め受信者全員が参照できません。
※これは掲載時点での情報です。雇用制度は法律改正に伴い、変更される場合があります。最新の情報を常に確認するようにしてください。 2017年3月　制作

マンガ解説

BCCメールで届く不採用通知の印象

選考結果を送付する際、郵送ではなくメールで通知することが最近は増えてきています。応募者へ瞬時に通知を届けられるメリットがあり、応募書類を返却する必要がなければ、メールで通知することはさほど悪いことではありません。しかし、送付方法によっては、このマンガのように受け取った応募者が気分を害する場合があります。

気分を害するポイントは、BCCで一斉送信されたこと。求人機関は、作業を効率化するために個別にメールを送らず、BCCで一斉送信したのでしょう。しかし、一斉送信で不採用通知を受け取る応募者の気持ちを想像する必要がありました。BCCで一斉送信されたメールは宛先に自分のアドレスがなく本文にも宛名がないため、メールに慣れている人であれば、すぐにそれと分かります。手間暇をかけて応募書類を準備した応募者にとっては、一回の作業で全員に送信されたと分かる不採用通知に手抜きの印象を持つことでしょう。明らかに使い回しの履歴書に求人機関が不快に思うのと同じです。

BCCメールの危険性

また、BCCメールは、送信者の不注意や受信者の設定によっては、トラブルに繋がる側面を持っています。一つのケースとしては、メールが届かないというトラブルです。このマンガでも応募者の一人がメールを受け取れていませんが、その原因はこの応募者が迷惑メール対策として宛先・CCに自分のメールアドレスが含まれないメールの受信拒否設定をしているためだと考えられます。迷惑メールはBCCで送られることが多いためです。

さらには重大な個人情報漏洩に繋がるケースもあります。これはマンガの中でも注意がなされていましたが、BCCに入れるべきメールアドレスを誤ってCCに入れて送信してしまうことで、面識のない応募者達が、互いのメールアドレスを知ることになってしまうのです。人間誰しもミスをしますが、このミスによる影響の深刻度は大きく、時折ニュースでも取り上げられています。過去には、ある公募の応募者100人に誤って全員のメールアドレスが分かる状態でメール送信し、問題となったという例もありました。

いずれにしてもBCCメールによる不採用通知の一斉送信は、求人機関の評判を落とす危険性があります。

求人機関へのお願い

求人機関に関心を持ち、時間をかけて求人公募に臨んでくれた応募者には感謝の気持ちが大切です。不採用通知をメールで送付する場合は、BCCの一斉送信ではなく、個別に送信することを心がけてください。その際、誤送信を防ぐために宛先と本文の宛名に間違いがないかよく確認し、文面も応募者が不快にならないよう言葉を選んで作成する必要があります。また、選考理由のフィードバックがあると応募者の励みや改善に繋がりますので、可能であればご記載ください。

専門家コメント

スピードと効率が重視される現代、ビジネスメールは、いろいろな場面で活用できる必須のアイテムです。とはいえ、求人機関では、電子メールによる合否の連絡を行う際には、細心の注意が必要です。CCやBCCは便利ではありますが、不採用通知のように応募者にとって他人に知られたくないことには一斉送信は適しません。
メールは顔の見えないコミュニケーションだけに、求職者に思わぬ誤解を与えてしまうリスクも伴います。たとえば、受け取る側にはBCCでのメールと分かってしまうので、軽んじられた印象を受けたり、怪しいメールと捉えられたり、また、迷惑メールフォルダに振り分けられていることに気がつかない場合もあります。BCCを間違ってCCで送信するという情報漏洩の原因にもなりやすいようです。このようなことからも不採用通知をメールで送信する場合は、個別に送信するように心がけましょう。応募者である相手の立場になって送信することが大切です。
たとえ「不合格」であっても、応募してくれたことへの御礼や感謝の気持ちを表現すると丁寧な印象になります。

2級キャリアコンサルティング技能士　種市智香子

用語解説

CC: カーボン・コピー（Carbon Copy）の略です。「宛先（To）」に送るメールを情報共有として送りたい相手がいる場合に、CCにメールアドレスを入力します。CCに入力したメールアドレスは受信者全員が参照できます。
BCC: ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略です。CCと同様に情報共有として送りたい相手がいて他の受信者にメールアドレスを隠しておきたい場合に、BCCにメールアドレスを入力します。BCCに入力したメールアドレスは当人も含め受信者全員が参照できません。

※これは掲載時点での情報です。雇用制度は法律改正に伴い、変更される場合があります。最新の情報を常に確認するようにしてください。

2017年3月　制作